继续教育学院所发的一切文件材料，统称发文，发文处理包括：拟稿、会签、签发、编号、打印、校对、用印、分发、归档等环节。

一、 拟稿，发文部门草拟文件的初稿。

二、 会签，各部门需以单位名义发文时，部门负责人在公文稿纸“核稿”栏签字；凡涉及其他有关部门事宜的，需事先与有关部门会签，会签后送办公室。

三、 签发，学院相关领导对文稿的最后审批，文件草稿经领导签发后即成最后定稿，文件据此生效。

四、 编号，文件经签发后要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按照公文格式规定编排，包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。

五、 打印，打印即对签发过的文稿进行印制。要注意：1.必须以签发后的定稿为依据，不得随意改动，确需改动的要报签发人批准。2.排版要整齐大方，便于阅读。3.注意保密，禁止他人随意翻阅，底版、废页要保管清理。

六、 校对，坚持三校制度，一校由起草者进行，二校由核稿人员进行，三校由部门负责人进行。校对要以定稿为基准。

七、 用印，在制成的公文上加盖机关公章。用印要端正、清晰、位置恰当，上不压正文，下要骑年盖月。

八、 分发，发放文件时，要建立发文登记簿，严格履行签字手续。

九、 归档，制成的文件连同文稿一起，按照正文在上草稿在下的顺序收集在一起，按文书档案管理的要求整理归档。