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继续教育学院发文处理流程
2014-10-28 17:16  

继续教育学院所发的一切文件材料,统称发文,发文处理包括:拟稿、会签、签发、编号、打印、校对、用印、分发、归档等环节。

一、 拟稿,发文部门草拟文件的初稿。

二、 会签,各部门需以单位名义发文时,部门负责人在公文稿纸“核稿”栏签字;凡涉及其他有关部门事宜的,需事先与有关部门会签,会签后送办公室。

三、 签发,学院相关领导对文稿的最后审批,文件草稿经领导签发后即成最后定稿,文件据此生效。

四、 编号,文件经签发后要进行编号登记,防止发文混乱。编号应按照公文格式规定编排,包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。

五、 打印,打印即对签发过的文稿进行印制。要注意:1.必须以签发后的定稿为依据,不得随意改动,确需改动的要报签发人批准。2.排版要整齐大方,便于阅读。3.注意保密,禁止他人随意翻阅,底版、废页要保管清理。

六、 校对,坚持三校制度,一校由起草者进行,二校由核稿人员进行,三校由部门负责人进行。校对要以定稿为基准。

七、 用印,在制成的公文上加盖机关公章。用印要端正、清晰、位置恰当,上不压正文,下要骑年盖月。

八、 分发,发放文件时,要建立发文登记簿,严格履行签字手续。

九、 归档,制成的文件连同文稿一起,按照正文在上草稿在下的顺序收集在一起,按文书档案管理的要求整理归档。

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